Además, mantenemos en nuestras oficinas centrales en España inventario de todos los materiales que son de suma importancia para nuestros clientes.

Esta base datos internacional también se encuentra disponible a través de nuestra página Web.

Recepción de pedidos

Cuando se reciben los pedidos, primero son comprobados si están en existencias. En caso de no encontrarse entre nuestro inventario, son inmediatamente pedidos al editor. Además nuestro sistema interno nos permite detectar cualquier duplicado de pedidos que ya hayan sido enviados.

Reclamaciones

No esperamos a recibir la reclamación de nuestros clientes para reclamar los pedidos todavía no enviados por la editorial. Ya que nuestro sistema informático de pedidos efectúa una búsqueda de los libros no recibidos o sin informar por la editorial. Y si el pedido no ha sido completado en un periodo de 60 días después de haberlo recibido, es reclamado al editor. Notificando al cliente del estado del pedido cuando somos informados por el editor. Además continuamos con las reclamaciones hasta que el libro ha sido suministrado. No cancelamos ningún pedido si no es por deseo propio del cliente o si el editor nos ha informado que el libro se encuentra agotado, en cuyo caso informamos a nuestro cliente de este status.

Devoluciones

Aceptamos devoluciones de libros defectuosos, dañados durante el envío o que hayan sido enviados por equivocación o por duplicado por parte nuestra. Cuando se trata de un pedido realizado por error de la biblioteca, es necesario solicitar permiso para su devolución antes de devolver los materiales.

Facturas / Envíos

Los materiales son enviados a través de UPS y DHL con tarifas especiales, a no ser que sea explícitamente especificado de otro modo por el cliente. Cada paquete se envía con su factura, la cual especifica los materiales de acuerdo con las instrucciones especificadas en el pedido.

Servicios Técnicos

PUVILL LIBROS suministra servicios tales como encuadernaciones, listados de fichas y registros MARC (u otro tipo de formato a petición del cliente) para los libros suministrados.

Facturas y Envíos

Estos pedidos vienen acompañados de las facturas adaptadas a las especificaciones del cliente. Además se incluyen las fichas bibliográficas en cada volumen, las cuales contienen la información bibliográfica completa del libro facturado, y muestran el número de pedido de la biblioteca.

Informes de estado de pedidos y reclamaciones

Al estar en contacto directo con la editorial, nos permite mantener informados a nuestros clientes de cambios bibliográficos o editoriales de los materiales. Nuestro sistema de control interno nos permite controlar entregas, frecuencia e historial editorial con el cual mantener los pedidos y reclamaciones con las editoriales.

También mantenemos informados a los clientes de los pedidos de series sin continuidad para así poder informar sobre títulos reactivados.

Volúmenes atrasados

También recepcionamos pedidos de volúmenes que ya han sido publicados, pudiendo establecer pedidos para el próximo numero en publicarse, o para volúmenes atrasados.

El propósito del servicio de Planes de Libros a Revisión es el enviar libros nuevos, seguidamente después de su publicación, a la biblioteca participante, simplificando y reforzando la selección y adquisición de libros tradicional. Nuestro Plan de Libros a Revisión no reemplaza estas funciones profesionales, sino que las simplifica y refuerza. Los libros son enviados a la biblioteca entendiéndose que los que no resultan interesantes para la colección pueden ser devueltos. En PUVILL LIBROS creemos que no hay mejor manera de realizar una buena selección sino con el libro en mano.

Metodología

El sistema operativo del Plan de Libros a Revisión de PUVILL LIBROS está basado en la clasificación de la Library of Congress y una selección manual efectuada con el libro en mano.

Primeramente confeccionamos el Plan de Libros a Revisión para satisfacer todas las necesidades de la Biblioteca. Empezamos trabajando conjuntamente en el desarrollo del perfil de materias de interés de la biblioteca. El primer paso para obtener un Plan de Libros Revisión es crear un perfil individualizado y lo más concreto posible. Estos perfiles son desarrollados por la misma biblioteca, siguiendo la misma política del desarrollo de sus colecciones, perfiles existentes y analizando materia por materia de la clasificación de la Library of Congress. También se incluyen y excluyen varios números de parámetros, tales como precio, editorial, formato etc.

Esta información obtenida es almacenada y consultada cada vez que se analiza un libro.

La habilidad y precisión en crear el perfil de la biblioteca eficazmente y correctamente es crucial para el Plan de Libros a Revisión de PUVILL LIBROS. De aquí que la creación del perfil pueda ser realizada tanto a través de la información ya existente como utilizando nuestra clasificación de materias (basada en la clasificación de Materias de la Library of Congress).

Pedimos los libros para nuestros clientes con Planes de Libros a Revisión utilizando las herramientas bibliográficas comerciales estándares, otras herramientas bibliográficas internas de las editoriales, pre-publicaciones, noticias informativas de editoriales y pedidos permanentes. Cuando los libros son recibidos, nuestro personal especializado selecciona para cada cliente con el libro en la mano. PUVILL LIBROS no trata ningún libro hasta que no haya sido publicado y recibido en nuestra oficina.

Como complemento de los libros enviados en los Planes de Libros a Revisión, enviamos una selección de las fichas bibliográficas conteniendo la información de los libros que estando dentro del perfil de la biblioteca, no han sido enviados en favor de otras obras más importantes para la colección.

Pedidos en firme y reclamaciones

Nuestro sistema interno esta diseñado para prevenir las posibles duplicidades de pedidos en firme y envíos del Plan de Libros a Revisión. Cuando se recibe un pedido en firme, lo primero que se hace es comprobar que no haya sido enviado en el Plan de Libros a Revisión. Si el libro ya ha sido enviado, se informa a la biblioteca.

Facturas y envíos

Todos los libros enviados en el Plan de Libros a Revisión van acompañados por sus fichas bibliográficas y los registros USMARC. Cada ficha bibliográfica es introducida en su libro correspondiente, por lo que no es necesario ir buscando los títulos o ponerlos en orden alfabético. Los envíos también están acompañados de las facturas adaptadas a las especificaciones de la Biblioteca. En los Planes de Libros a Revisión los libros se facturan y envían por separado.

Información administrativa

En los planes de Libros a Revisión se puede obtener bajo petición la siguiente información:

• - Listados de los libros enviados y devueltos, detallando dichos libros durante un periodo determinado.
• - Costes anuales aproximados basados en el perfil de la biblioteca, indicando el número de libros y fichas previstas.

Puede solicitar recibir dicha información bibliográfica en el formato de papel tradicional, a través de nuestra WEB o si se dispone del sistema para leer registros USMARC, en disquete o e-mail. Nuestra base de datos es creada con los libros en mano, siguiendo las normas de catalogación USMARC.

Estos servicios son sin cargo y han sido elaborados para ayudar a los bibliotecarios en el desarrollo de las colecciones de sus bibliotecas y simplificar los procesos de recepción y catalogación de materiales. Este servicio permite a las bibliotecas recibir automáticamente bajo su publicación la información describiendo los nuevos títulos publicados de las áreas de interés asignadas en el perfil del cliente. Estos registros informan de la disponibilidad de dichos materiales, sirviendo como fichas de pedido o registros capturables electrónicamente para los títulos seleccionados.

Creación del perfil

Empezamos trabajando conjuntamente en el desarrollar del perfil de materiales de interés de la Biblioteca. Pudiéndose solicitar una cobertura general de varias materias, o si se desea restringir el perfil más concretamente a tópicos especializados. Creamos un perfil para satisfacer sus necesidades, utilizando nuestra clasificación de materias (basada en la clasificación de la Library of Congress).

Cada mes comprobamos su perfil con los registros introducidos de los libros nuevos publicados. Seguidamente dicha información bibliográfica es enviada a la biblioteca.

Registros bibliográficos capturables por ordenador

La misma información suministrada en las fichas bibliográficas en papel, puede ser recibida por FTP o disquete o ser introducida en su sistema. Esta opción permite la creación de un archivo propio para la selección de libros y su catalogación. Estos registros son suministrados en formato USMARC o cualquier otro formato a petición de la biblioteca, pudiendo ser utilizados para generar pedidos, con lo que se elimina el siempre costoso proceso de pedidos, verificación de materiales y catalogación.

En PUVILL LIBROS estamos siempre mejorando nuestra línea de trabajo para ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes, facilitando la adquisición de materiales y simplificando las tareas del personal especializado de la biblioteca.